„Vor dem Anbeginn der Zeit war das Chaos, ein gähnender Schlund ohne Anfang und ohne Ende. Es bestand aus finsteren Nebeln, in denen schon die Urbestandteile allen Lebens lagen: Erde, Wasser, Feuer und Luft.“ (Das Mythentor) So beginnt die Entstehung der Welt in der griechischen Mythologie. Die Elemente bestehen zwar bereits, aber es herrscht das Chaos, ein Zustand völliger Unordnung und Verwirrung. Gut, vielleicht ist das Beispiel etwas drastisch gewählt. Ich möchte Shopbetreibern nicht unterstellen, dass ihre Produktdaten völlig chaotisch organisiert sind. Aber dennoch, die Prozesse zur Erfassung von Produktdaten besitzen in vielen Unternehmen nur einen geringen Stellenwert, werden immer noch geradezu stiefmütterlich behandelt.

Eine dezentrale, händische Pflege dieser Daten über diverse Microsoft Office Produkte wie Excel-, Word- oder Access-Dokumente oder sonstigen Datenbanken für die unterschiedlichen Marketing- und Vertriebskanäle ist vielleicht möglich, die Frage ist nur, ob es auch heute noch sinnvoll und verantwortbar ist. Besonders in Zeiten von enormen Produktsortimenten und kürzeren Produktlebenszyklen sind schnelle und effektive Verarbeitungsprozesse der Produktdaten eine Grundvoraussetzung. Mit der Einführung eines Product Information Management System (PIM) lässt sich diese Unordnung bändigen und die Produktdatenpflege für alle Kanäle und Mitarbeiter zentralisieren. Der schwierigste Schritt ist allerdings oft, diese Unordnung wahrzunehmen bzw. einzugestehen. Die alten Griechen sahen im Chaos wohl keine echte Alternative. Die Entstehung des Kosmos‘ (Ordnung) war nötig!

Was ist ein PIM?

Ein Product Information Management System ist zunächst einmal eine Datenbank zur zentralen Verarbeitung und Pflege aller Daten zu Produkten in einem Sortiment. Das betrifft alles von einfachen Angaben zu Gewicht und Maßen bis hin zu Produktbildern und -videos, die benötigt werden, um die Inhalte in den unterschiedlichen Unternehmenskanälen zu präsentieren. Ein PIM ist allerdings nicht nur eine reine Datenbank, sondern ein intelligentes System, um Daten effizient und flexibel zu verarbeiten und auszugeben. Dieses System wird mittels einer Schnittstelle an die Shopsoftware angeschlossen und dient als eine zentrale Produktdatenplattform, auf die alle Abteilungen des Unternehmens wie auch externe Vertriebspartner zugreifen können. Welche Vorteile ergeben sich jetzt also mit dem Einsatz eines PIM-Systems?

Was spricht für ein PIM?

Wie schon erwähnt setzen Unternehmen noch viel zu oft auf zu viele Systeme für die Verwaltung der Produktdaten, sodass eine Reduktion auf ein einheitliches und zentrales Verwaltungssystem nicht nur eine beträchtliche Zeit- sondern auch Kostenersparnis nach sich ziehen würde. Laut einer Studie von Informatica wären das bei den Kosten bis zu 20% und bei der Zeit bis zu 30%, die man sich sparen könnte. Der Grund ist offensichtlich: Als Produktmanager brauche ich den Artikel nur noch auf einer zentralen Plattform anlegen und pflegen, wodurch zum einen die Time-to-Market deutlich reduziert wird, die Ware schneller zum Verkauf bereit ist und Umsätze früher erwirtschaftet werden können. Zum anderen wird auch die aufwendige Recherche der Produktinformationen für die Marketingabteilung reduziert, die sich die Informationen nicht mehr in den verschiedenen Datenbanken zusammensuchen muss, um Kampagnen zu erstellen. Kurzum die gesamte Performance bei der Verarbeitung und Nutzung der Daten wird durch den einheitlichen Workflow gesteigert und skalierbar.

Viele Kanäle, einheitlicher Inhalt

Eine der wichtigsten Eigenschaften eins PIMs ist seine Neutralität in Bezug auf unterschiedliche Medien. Das heißt, dass alle Daten, die auf dem PIM abgelegt sind, den spezifischen Anforderungen des Kanals oder Mediums, auf dem sie ausgegeben werden sollen, angepasst werden können. Genau das macht es so interessant und effektiv für Multi- oder Omnichannel-Strategien. Filiale, Online Shop, Mobile Shop, Social Media etc. – die Touchpoints zwischen Unternehmen und Kunden werden immer zahlreicher und komplexer. Wer da mit unterschiedlichen Datenquellen arbeitet, läuft leicht Gefahr den Überblick zu verlieren. Eine einheitliche und nahtlose User Experience über alle Unternehmenskanäle wird meist als Ziel im Handel ausgegeben und das ist keine haltlose Forderung sondern die Reaktion auf die Ansprüche und Anforderungen der Kunden, die crossmedial auf Shoppingtour gehen. Mit einem PIM können Redundanzen oder unvollkommene Produktangaben vermieden werden, um somit  diese nahtlose und einheitliche Ausgabe des Contents zu ermöglichen.

PIM – der fleißige Helfer für König Content!

Ja, es mag mittlerweile etwas abgedroschen klingen: Content is King! Aber gutes Content Marketing ist eigentlich alternativlos. Das zeigen auch die permanenten Anpassungen der Google Suchalgorithmen, die hochwertigen Content besser bewerten und reine SEO-Texte deutlich herabstufen. Der Fokus wird damit auf die Betreuung des Kunden gelegt und nicht auf die Betreuung der Suchmaschine. Schon allein dieser Umstand rechtfertigt den Einsatz eines Product Information Management Systems, sodass alle Abteilungen und Vertriebspartner Zugriff auf diesen einheitlichen Content haben können. Diese einheitliche Produktdatenpflege und -ausgabe  macht sich auch bei der Conversion Rate und den Retouren bemerkbar. Je besser ich die Artikel im Shop präsentieren kann mit Text, Bild, Video etc., desto besser kann ich auch die Kunden von diesem Artikel und von meinem Service überzeugen. Durch diese hohe Strukturierung der Produktdaten ergeben sich auch mehr Möglichkeiten zur Filterung und Vergleichbarkeit der Produkte, was sich wiederum positiv auf die Conversion auswirkt. Ähnliches gilt auch für die Senkung der Retourenquote. Hochwertiger und einheitlicher Content über alle Kanäle hinweg sorgt dafür, dass den Erwartungen des Kunden an den Artikel nach dem Auspacken auch eher entsprochen wird. Das Risiko von bösen Überraschungen, Verärgerung des Kunden und anschließender, teurer Retoure lässt sich somit erheblich minimieren.

Fassen wir die Vorteile eines PIM kurz zusammen:

• Zentralisierung aller Produktinformationen
• Steigerung der Produktivität im Content-Management / Content Marketing
• Reduktion der Prozesskosten im Produktdatenmanagement
• Schnellere Time-to-Market neuer Produkte

 Wie implementieren?

Bei der Implementierung eines PIMs hat sich vor allem eine agile Integration bewährt. Ab dem ersten Tag wird ein Standardsystem eingesetzt, das schrittweise an die Anforderungen des Unternehmens angepasst wird und somit skaliert. Ein agiles Vorgehen macht insofern Sinn, weil die Mitarbeiter beim Aufbau des Systems beteiligt werden und sich somit auch Erfahrungen aus den einzelnen Projektstationen auf die nächste Stufe übertragen lassen. System und Unternehmen wachsen somit peu à peu zusammen.

Open Source und Enterprise Edition

Die Auswahl des richtigen PIM-Anbieters  und Systems hängt dabei von der Größe und den Zielen des jeweiligen Online Shops ab. Für kleinere Online Shops empfiehlt sich der Einstieg über ein Open Source Produkt. Hierbei fallen keine teuren Lizenzgebühren an, sondern „lediglich“ die Kosten für die Implementierung des Systems. Akeneo bietet beispielweise ein leistungsfähiges Open Source PIM mit einem smarten und intuitivem User Interface und dem Support einer großen Community. Auch Flagbit gehört zu den Partnern von Akeneo und ist vom Leistungsumfang des PIM-Anbieters überzeugt. Durch den Lizenzerwerb der Enterprise Edition von Akeneo lässt sich der Umfang  an Funktionen noch um Versionierung, einer Workflow Engine, einer Rules Engine mit smarten Attributen und einem erweitertem Rechtemanagement ergänzen, ist aber auch mit einem erheblichen finanziellen Aufwand verbunden, was sich nur ab einer mittleren Größe des Online Shops lohnt.

Ob Open Source oder Enterprise, die Implementierung eines PIMs ist dagegen auf Grund der erwähnten Vorteile absolut empfehlenswert und ist als Garant für Ordnung in die wertvollen Produktdaten ein wichtiger Erfolgsfaktor im E-Commerce.